5 Cara Mencegah Kesalahan Penggajian

Penuh Inspirasi, wawasan dan pengetahuan

Atenda selalu memberikan yang terbaik dan terakurat untuk Anda

Home > Blog > 5 Cara Mencegah Kesalahan Penggajian

20200907-atenda-kesalahan-hitung-gaji-icon.jpg


5 Cara Mencegah Kesalahan Penggajian

Atenda.id | 23 Aug 2020

Mengelola penggajian dapat menjadi salah satu tantangan yang paling memakan waktu dan rawan kesalahan yang dihadapi pemilik usaha saat ini. Dengan peraturan ketenagakerjaan dan litigasi yang meningkat, kesalahan penggajian juga dapat merugikan usaha.


Baca Juga: Ciri-ciri Lowongan Kerja Palsu


Jadi, apa yang dapat dilakukan usaha untuk menghindari kesalahan dalam penggajian mereka?


1. Pastikan data karyawan benar


Kesalahan penggajian hanya karena - data yang tidak benar. Dan terkadang hal itu terjadi karena orientasi informasi karyawan yang salah.


Ini adalah perbaikan yang mudah. Buat proses verifikasi untuk karyawan dan manager untuk mengonfirmasi bahwa karyawan baru telah memasukkan nama, nomor KTP, nomor setoran rekening bank, pengurangan tunjangan BPJS dengan benar, dan telah mengisi informasi mereka secara akurat di formulir pajak PPh21 mereka.


Jika Anda memiliki anggaran, software orientasi mandiri karyawan dapat membantu karyawan baru Anda menyelesaikan dokumen secara elektronik sebelum tanggal kerja dimulai. Dan berkat tanda tangan elektronik, Anda dapat memastikan karyawan telah memverifikasi informasinya.


Satu pengingat: Karyawan Anda mungkin mengalami perubahan gaya hidup selama masa jabatan mereka, jadi buatlah proses bagi karyawan untuk memperbarui informasi mereka. Hal-hal seperti perubahan alamat karyawan, status pernikahan, atau potongan pajak PPh21 semuanya dapat memengaruhi penggajian, jadi buat ini ke dalam rencana Anda.


2. Bekerja dengan pola pikir yang mengutamakan kepatuhan


Saat larut malam Anda sudah menjalani minggu yang sibuk. Anda baru saja menjalankan penggajian dan Anda berjuang untuk menghitung pajak PPh21, peraturan ketenagakerjaan, dan persyaratan baru. Berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang seharusnya Anda berikan kepada karyawan Anda tentang perubahan jadwal kerja lagi?


Terdengar familiar?


Memantau semua undang-undang bisa jadi sulit, tetapi sangat penting untuk menghilangkan kesalahan penggajian yang tidak perlu.


Sebelum anggota tim baru memulai giliran kerja pertama, berikan perkiraan di mana, kapan, dan seberapa sering mereka akan bekerja. Saat jadwal perlu diubah, gunakan alat kepatuhan yang secara otomatis mencatat perubahan jadwal, menghitung pembayaran prediktabilitas yang diperlukan, dan mendapatkan persetujuan karyawan untuk perubahan tersebut.


Selain itu, jangan lupa untuk bertanya kepada dewan luar jika Anda memiliki pertanyaan tentang kompleksitas peraturan lokal, negara bagian, dan daerah Anda.


3. Menghilangkan kesalahan manusia


Kesalahan penggajian umum hanyalah kesalahan manusia yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha mana pun. Mungkin Anda memberi karyawan hadiah bonus dan lupa mencatatnya di daftar gaji. Penghargaan yang bermaksud baik itu sebenarnya dapat berdampak negatif pada karyawan Anda jika tidak tercantum dalam gaji mereka. Memproses penggajian secara manual tidak hanya memakan waktu.


Pikirkan tentang semua waktu yang dihabiskan untuk menarik informasi dari berbagai sumber, seperti excel, daftar absensi, dan informasi perbankan Anda. Penggajian manual dapat menyebabkan kesalahan perhitungan, kelalaian, dan bahkan data penting yang hilang. Plus, itu membuat pencatatan dan pengorganisasian menjadi lebih sulit.


Sebaliknya, gunakan software payroll populer favorit Anda dan integrasikan ke dalam aplikasi absensi Anda. Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat menjalankan penggajian yang akurat. Sebagai bonus tambahan, alat-alat ini secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mengelola jadwal karyawan, daftar absensi, dan penggajian dari gaji per shift hingga gaji per bulan.


4. Berdayakan karyawan Anda


Mencegah kesalahan penggajian (dan potensi litigasi di masa depan) bisa sesederhana memberi karyawan Anda alat dan proses yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan Anda dan manager Anda tentang ketidakakuratan penggajian.


Jika karyawan Anda menemukan ketidaksesuaian penggajian, siapkan proses formal sehingga mereka dapat melaporkan masalah ini dan yang lebih penting, Anda dapat dengan cepat menyelesaikan ketidaksesuaian tersebut sebelum menjadi masalah yang lebih besar. Gunakan alat komunikasi yang mudah atau formulir ketidaksesuaian penggajian di mana mereka dapat memberi tahu Anda atau manager Anda pada setiap absen atau kesalahan penggajian.


Alat waktu dan kehadiran juga dapat memungkinkan karyawan Anda untuk meninjau dan memverifikasi jam kerja mereka saat mereka masuk dan keluar yang memberikan lapisan perlindungan pengesahan untuk usaha.


5. Tingkatkan keamanan


Sebagai seorang manager, Anda mencari cara untuk menjaga keamanan karyawan dan usaha Anda. Dan keamanan adalah masalah besar dalam hal penggajian. Penggajian secara manual membuat usaha Anda rentan terhadap penipuan penggajian, seperti pencurian identitas dan penyalahgunaan dana. Penipu dari sumber luar juga dapat mencuri data pajak PPh21 dan gaji karyawan jika usaha tidak memiliki pengamanan yang tepat.


Menggunakan solusi berbasis cloud untuk absensi kerja yang terintegrasi dengan layanan penggajian dapat mengurangi risiko keamanan, karena aplikasi ini memiliki langkah-langkah keamanan tingkat lanjut di tempat-tempat seperti otentikasi dua faktor, enkripsi data, dan sertifikasi keamanan untuk memastikan data Anda disimpan dan dilindungi dengan benar. Selain itu, sebagian besar penyedia penggajian memiliki fitur keamanan bawaan yang dapat memperingatkan usaha Anda tentang penipuan penggajian.


Hilangkan sakit kepala dari masalah penggajian


Dari proses yang disederhanakan hingga jadwal yang dapat diakses, ada beberapa alat hemat biaya untuk meringankan semua sakit kepala penggajian tersebut.


Untuk mengetahui lebih lanjut tentang keluhan karyawan shift terbesar - dan cara menghindarinya - download Aplikasi Perangkat Manajemen Karyawan Atenda 

Cintai bisnis anda dengan mudah.

Atur karyawan anda, dalam hitungan menit. Dimana pun. Kapan pun.